PROCESO ADMINISTRATIVO

El proceso administrativo ha sido un modelo a seguir durante generaciones, el cual fue desarrollado y utilizado a finales del siglo XIX y principios del siglo XX por Henry Fayol, y a partir de ese momento se le ha identificado como la estructura básica de la práctica administrativa, otorgándole a ésta una capacidad de abstracción más amplia y la posibilidad de generar conceptos teóricos cada vez más particularizados a las necesidades de las organizaciones, siendo también un modelo con el cual se estandariza la función del administrador.

Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una actividad, y comprende varias fases, etapas o funciones.

En su concepción más sencilla se puede definir el proceso administrativo como la administración en acción, o también como:

El conjunto de fases o etapas sucesivas a través de los cuales se efectúa la administración, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral.
Se puede definir el concepto de Proceso Administrativo: Un proceso social que tiene como finalidad lograr los máximos resultados mediante la coordinación de actividades y personas que integran un sistema organizado.
El proceso administrativo es el conjunto de pasos o etapas necesarias que llevan a cabo los administradores o gerentes para realizar una actividad o alcanzar un objetivo (el proceso de la administración).
Está constituido por dos fases: mecánica o estructural y dinámica u operativa. En la primera se incluyen la planeación y la organización; en la segunda, la dirección y control.
Conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral.
El proceso administrativo se define como una consecuencia de fases o etapas a través de las cuales se lleva a cabo la practica administrativa. Algunos autores lo dividen  de acuerdo a su criterio en tres, cuatro, cinco o seis etapas, en la actualidad, la división cuatripartita, de cuatro fases, es la mas aceptada universalmente: Planeación, organización, dirección y control.
Lyndall F. Urwick a las dos fases del proceso administrativo les llama: mecánica y dinámica de la administración, siendo la mecánica la parte teorica en la que se establece lo que debe hacer, se dirige siempre hacia el futuro y la dinámica se refiere a cómo manejar de hecho el organismo social.

                                                                      PLANEACIÓN
                                           MECÁNICA      ORGANIZACIÓN

PROCESO
ADMINISTRATIVO

                                         DINÁMICA            DIRECCIÓN
                                                                         CONTROL

Fase mecánica. Abarca la parte teórica de la administración, establece lo que debe hacerse. Comprende la planeación de lo que se va a realizar: propósitos, planes, objetivos, estrategias, programas, recursos, funciones, división del trabajo, jerarquización, departamentalización, descripción de funciones y coordinación, organización
Fase dinámica. Comprende la parte operativa de la administración, es decir, se refiere al hecho en sí de manejar al organismo social, o bien, poner en marcha lo planeado. En esta etapa, la dirección se encarga de verificar que se realicen las tareas; para ello se auxilia de la supervisión, comunicación, motivación, toma de decisiones e integración. Por su parte el control (a través de establecimiento de estándares, medición, retroalimentación y corrección) dirá qué cómo se realizó, permitirá hacer comparaciones y correcciones. Todas las funciones de la administración coinciden y son ejercidas en forma continua cuando se trata de administrar una empresa, ya que el proceso administrativo se basa en el enlace y retroalimentación de las cuatro etapas.
Cebe destacar que las cuatro funciones se estudian por separado para facilitar su comprensión, pero en la práctica están relacionadas y dependen una de la otra.

DEFINICIONES:

 AUTORES EXTRANJEROS

Henry Fayol. Dice que el acto de administrar implica planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar. Estas funciones, a su vez, engloban los elementos de la administración: Planeación, organización, dirección, coordinación y control.
Harol Koontz. Define el proceso administrativo como "un enfoque operacional generado para desarrollar la ciencia y la teoría con aplicación práctica en la administración".
Los elementos son:

1. Planeación

2. Organización

3. Integración

4. Dirección

5. Control

George R. Terry. Este pensador dice que el proceso administrativo es el núcleo esencial de la administración. Según él,  los elementos del proceso administrativo son:
1. Planeación
2. Organización
3. Ejecución
4. Control
Estas cuatro funciones fundamentales forman el proceso de administrar, "son los medios por los cuales administra un gerente".
David R. Hampton. Considera al proceso administrativo como un proceso gerencial que cuando se ejecutan debidamente, favorece la eficacia y eficiencia de la organización.
De acuerdo con David R. Hamton, los elementos del proceso administrativo son:
1. Planeación
2. Organización
3. Dirección
4. Control
James A. F. Stoner. Define al proceso administrativo como una serie de partes separadas o funciones que constituyen un proceso total.
Los elementos del proceso administrativo son:
1. Planeación
2. Organización
3. Dirección
4. Control
Stephen P. Robbins. Considera la administración como un proceso (método sistemático para manejar actividades) En el cual todos los gerentes o administradores deben realizar diversas actividades interrelacionadas para alcanzar los objetivos deseados. Estas actividades son:
1. Planeación
2. Organización
3. Dirección
4. Control 

AUTORES MEXICANOS

Agustín Reyes Ponce. Su modelo contiene seis elementos , cada uno de los cuales responde a una pregunta concreta: ¿Qué puede hacerse?, ¿qué se va a hacer?, ¿cómo se va hacer?, ¿con qué se va hacer?, ¿se ha hecho?, ¿cómo se ha realizado?
Según este autor, los elementos del proceso administrativo son:
1. Previsión
2. Planeación
3. Organización
4. Integración
5. Dirección
6. Control
José Antonio Fernández Arena.Considera al proceso administrativo como un proceso racional de trabajo en donde se debe tomar en cuenta tres aspectos fundamentales: pensar en lo que se va hacer, llevarlo a la práctica, medir y comparar los resultados.
Los elementos del proceso administrativo son:
1. Planeación
2. Implementación
3. Control 
Francisco Laris Casillas. Este pensador entiende el proceso administrativo como la administración en marcha. Considera que todas las etapas son dinámicas: la administración siempre está en constante movimiento.
Según Laris Casillas, los elementos del proceso administrativo son:
1. Planeación
2. Organización
3. Integración
4. Dirección
5. Control
Sergio Hernández y Rodríguez. Considera los siguientes elementos del proceso administrativo:
1. Previsión
2. Planeación
3. Organización
4. Integración
5. Dirección
6. Control
Jorge Barajas Medina. Dice que el proceso administrativo se compone de los siguientes elementos:
1. Planeación
2. Organización
3. Integración
4. Dirección
5. Control

El proceso administrativo comprende las siguientes etapas:

PLANEACIÓN. Consiste en establecer metas y objetivos, es decir, los cursos de acción a seguir. Responde a las preguntas ¿qué se quiere hacer?, ¿con qué?.

ORGANIZACIÓN. Es ordenar y distribuir el trabajo de manera estructurada y sistematizada entre el personal para alcanzar los objetivos. Responde a la pregunta ¡cómo se va hacer?.

DIRECCIÓN. Su objetivo es que los miembros de la organización realicen determinada tarea con voluntad y gusto, así contribuyan al logro de los objetivos. Responde a la pregunta ¿cómo se está haciendo?.

CONTROL. Consiste en comparar los resultados con lo planeado, a fin de asegurarse que las actividades se llevaron a cabo de acuerdo con el plan establecido. Responde a la pregunta ¿cómo se ha realizado?. 

Cada una de esta etapas está regida por principios. Henry Fayol, padre del proceso administrativo considero para ello catorce principios, los cuales son flexibles y se adaptan a cualquier circunstancia, tiempo o lugar, los principios son: 14 principios de Henry Fayol

1. División del trabajo. Consiste en la especialización de las tareas; cuanto más se especialicen las personas, mejor desempeñan su oficio.

2. Autoridad y responsabilidad. No se puede concebir la responsabilidad sin que se otorgue una responsabilidad. Los gerentes deben ordenar para que se realicen las tareas, sin embargo, aunque formalmente tengan el derecho de mandar, también deben contar con liderazgo, ya que la autoridad formal, no siempre garantiza que sean obedecidos.

3. Disciplina. Todos los miembros de la organización deben conducirse bajo ciertas reglas y convenios establecidos en la organización de manera equitativa. Asimismo, se deberá recompensar el rendimiento y acatamiento superior e infraccionar o sancionar las indisciplinas.

4. Toma de mando. "Un solo jefe para un solo subordinado". Todas las órdenes que reciba un empleado, deben ser emitidas por un solo jefe.

5. Toma de dirección. Las actividades que tienen un mismo objetivo deben ser dirigidas por un solo jefe con un solo plan, es decir, un solo jefe y un solo programa para un grupo de tareas que tienen el mismo objetivo.

6. Subordinación de interés individual al bien común o general. En cualquier empresa el interés de los empleados no debe estar por encima de los fines de la organización. Debe prevalecer el interés del grupo ante el individual.

7.  Justa remuneración. En lo posible, la compensación por el trabajo debe ser equitativa tanto para los empleados como para los jefes.Según Fayol, los salarios deben ser por jornada de tiempo, tarifas por tarea, trabajo o destajo, y según el puesto; liquidados con bonos, participación de utilidades, en especie, etc.

8. Centralización contra descentralización. Fayol dice que la responsabilidad total y final es de los gerentes, pero que también necesitan dar a sus subordinados autoridad suficiente para que realicen adecuadamente sus tareas, encontrando un justo equilibrio para no otorgar en demasía la autoridad.

9. Jerarquía. Fayol destaca la necesidad de que los niveles de comunicación y autoridad deben conocerse y respetarse para evitar conflictos. Generalmente, la línea de autoridad en una organización, es representada por cuadros y líneas en un organigrama que tiene un orden de rangos desde la alta dirección hasta los niveles más bajos de la empresa.

10. Orden. Los materiales y personas deben estar en el lugar y en el momento adecuado, En particular, cada individuo debe ocupar el cargo o posición en que mejor se desempeñe. "Todo cabe en un jarrito, sabiéndolo acomodar".

11. Equidad. Los administradores deben ser justos con sus subordinados.

12. Estabilidad del personal. A cada trabajador se le debe dar el tiempo justo para que desarrolle y asimile el aprendizaje así como el dominio de su trabajo, ye que no es bueno para la empresa tener tanto índice de rotación de personal.

13. Iniciativa. SE considera como la libertad de proponer y de ejecutar. Es importante fomentar esta práctica en toda la empresa, ya que permite no solo mayor productividad, sino también fomenta la comunicación entre los escalafones de una estructura formal de trabajo.

14. Espíritu de equipo o unión del personal. Promover la armonía entre el personal, espíritu de grupo, es benéfico, ya que esto dará a la organización un sentido de tema. Fayol recomendaba, por ejemplo, el empleo de la comunicación verbal en lugar de la comunicación formal por escrito, siempre que fuera posible. "La unión hace la fuerza": la armonía y la unión del personal constituye su fortaleza.

VENTAJAS:

• Se visualiza un panorama general y fácil de entender. es decir, las actividades pueden ser identificadas, enseñadas y practicadas.
• Proporciona un avance significativo para el estudio de la administración.
• No se contrapone con las contribuciones de otras escuelas; puede adoptarlas, usarlas y proporcionar mejoras.
• Es flexible, es decir, depende de la situación de que se trate.
• Ayuda a los gerentes o responsables a poner en práctica sus conocimientos y habilidades, determinando así los objetivos y la mejor manera de alcanzarlos.
• Su proceso es tan sencillo, que ocasiona que los gerentes entiendan fácilmente el problema y como podrán resolverlo.
• Los principios proporcionan directrices claras que ayudan a la aplicación correcta de la administración.
• El proceso no es mecánico, cada una de sus faces requiere o se sirve de los valores, convicciones, objetivos, recursos con los que cuenta y el medio en el que se opera.

APLICACIONES DEL PROCESO

El proceso administrativo siendo producto de la práctica administrativa responde entonces también a las mismas características de la misma. Una de las características esenciales del proceso es su universalidad, es decir , el proceso administrativo se aplica en todo momento y lugar en que se aplique la práctica administrativa, en instituciones tanto públicas como privadas, lucrativas o no, deportivas, religiosas, artísticas, etc. La aplicación de esta herramienta responderá siempre a la necesidad de crear una estructura sólida, fundamental y multidisciplinaria que permita lograr los objetivos con efeiciencia y calidad. Los resultados que se obtendrán de la acertada aplicación de cada una de las etapas del proceso estarán definidas por los logros y alcances que se propondrán las empresas.