ORGANIZACIÓN

ORGANIZACIÓN.

Organización , según la mayoría de los estudiosos de la Administración, es una estructura formalizada de funciones y puestos diseñados de antemano. Entonces la organización implica el diseño de una estructura formal, en donde se establecen las funciones a desempeñar y sus relaciones, la jerarquía y los niveles de autoridad, de acuerdo con las actividades y objetivos de la empresa.

Para emitir una definición formal de este concepto se revisarán algunas de las definiciones más reconocidas.

Agustín Reyes Ponce. Organización es la estructuración de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados.

Lourdes Much Galindo. Es el establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización racional de los recursos, mediante la determinación de jerarquías,disposición, correlación y agrupación de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social.

Eugenio Sisto Velasco. Organizar es agrupar y ordenar las actividades necesarias para alcanzar los fines establecidos creando unidades administrativas, asignando en su caso funciones, autoridad, responsabilidad y jerarquía, estableciendo las relaciones que entre dichas unidades debe existir.

Robert Bleckles, Ronald Carmichael y Bernard Sarchet. Estructura de relaciones entre personas, trabajo y recursos.

Isaac Guzmán Valdivia. Organización es la coordinación de las actividades de todos los individuos que integran una empresa con el propósito de obtener el máximo de aprobechamiento posible de los elementos materiales, técnicos y humanos, en la realización de los fines que la propia empresa persigue.

Joseph L. Massie. La estructura y asociación por lo cual un grupo cooperativo de seres humanos, asigna las tareas entre los miembros, identifica las relaciones e integra sus actividades hacia objetivos comunes.

Harold Koontz y Cyril O`Donnell. Organizar es agrupar  las actividades necesarias para alcanzar ciertos objetivos, asignar a cada grupo un administrador con la autoridad necesaria para supervisarlo y coordinar tanto en sentido horizontal como vertical toda la estructura de la empresa.

Lyndall Urwick. Disposición y correlación de las actividades de una empresa.

Mario Sverdlik. Proceso de estructurar o arreglar las partes de una empresa.

El proceso de organizar comienza con el establecimiento y clasificación de las actividades a realizar. Una vez clasificadas, se agrupan por actividades comunes, de acuerdo a los recursos y objetivos organizacionales. Es aquí donde entra el análisis de puestos, la división del trabajo, la departamentalización y la especialización (principios fundamentales de la organización). De igual forma, en esta etapa se deben considerar otros elementos como son la delegación, autoridad y la comunicación.

La organización es el diseño de una estructura formal, donde se establecen las funciones a desempeñar por los individuos y la relación entre las mismas, la jerarquía y los niveles de autoridad, de acuerdo con los objetivos de la empresa. Se identifican, clasifican y agrupan las actividades requeridas y necesarias, para el cumplimiento de los objetivos. A cada grupo de actividades o tareas se le asigna un responsable con autoridad formal (incluye a la delegación) para supervisar las actividades realizadas por los subordinados.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL.

Joaquín Rodríguez y Valencia. Son las diversas combinaciones de la división de funciones y la autoridad, a través de las cuales se realiza la organización.

Harold Koontz. Una estructura organizacional formal, esta basada en una estructura intencional de funciones.

Peter M. Blau. Estructura organizacional es la distribución de las personas, en diferentes líneas, entre las posiciones sociales que influencian el papel de ellas en sus relaciones.

Hinings y Greenwood Ranson. Es un medio complejo de control que se produce y se recrea continuamente por la interacción, pero que determina, al mismo tiempo, esa interacción: las estructuras son constituidas y constitutivas.

En fin , podemos definir la estructura como "conjunto de elementos relacionados entre sí mediante unas reglas determinadas y que se organizan en planos, formando un sistema.

Las personas que tienen actividades en común, deben desempeñar y cumplir funciones en común, estas funciones deben diseñarse de antemano o intencionalmente para garantizar que se lleven a cabo de manera adecuada y así cada persona cumplirá con las mismas funciones siempre coordinadas hacia el objetivo del grupo de trabajo.

La estructura organizacional es un conjunto de actividades ligadas a un puesto determinado ocupado por un individuo que cubre un perfil especifico (de acuerdo a la descripción del puestp) para llevarlas acabo con profesionalismo. Las personas que tienen actividades en común deben desempeñar, cumplir y reportar actividades comunes. De este modo, cada empleado cumplirá con sus funciones, pero sin perder de vista el objetivo del grupo.

Por lo tanto, una estructura organizacional debe cumplir con tres funciones básicas:

1. Producir resultados para llegar a los objetivos organizacionales.
2. Hacer que las personas se adapten a las necesidades y exigencias que les imponen la organización.
3. Ser un medio para ejercer el poder.

Una estructura organizacional se diseña para:

• Determinar que funciones va a realizar cada quien.
• Establecer quien va a responsabilizarse de que resultados.
• Eliminar entre los miembros de la organización con respecto a que va a realizar cada quien.
• Establecer las redes de comunicación y toma de decisión.
• Obtener finalmente los resultados esperados, de acuerdo a los objetivos trazados.

PRINCIPIOS (NUEVE)

1. Del Objetivo. Todas y cada una de las actividades establecidas en la organización deben relacionarse con los objetivos y propósitos de la empresa. La existencia de un puesto sólo es justificable si sirve para alcanzar realmente los objetivos.
2. Especialización. Afirma que el trabajo de una persona debe limitarse, hasta donde sea posible, a la ejecución de una sola actividad. El trabajo se realizará más fácilmente si se subdivide en actividades claramente relacionadas y delimitadas. Mientras más específico y menor sea el campo de acción de un individuo, mayor será su eficiencia y destreza.
3. Jerarquía. Es necesario establecer centros de unidad de los que emane la comunicación necesaria para lograr los planes, en los cuales la autoridad y la responsabilidad fluyan en una línea clara e ininterrumpida, desde el más alto ejecutivo hasta el nivel más bajo.
4. Paridad de autoridad y responsabilidad. A cada grado de responsabilidad conferido, debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad.
5. Unidad de mando. Este principio establece que al determinar un centro de autoridad y decisión para cada función, debe asignarse un solo jefe, y que los subordinados no deberán reportar a más de un superior, pues el hecho de que un empleado reciba órdenes de dos o más jefes sólo ocasionará fugas de responsabilidad, confusión e ineficiencia.
6. Difusión Para maximizar las ventajas de la organización, las obligaciones de cada puesto que cubren responsabilidad y autoridad, deben publicarse y ponerse, por escrito, a disposición de todos aquellos miembros de la empresa que tengan relación con la misma. Por otra parte, la descripción de labores no debe hacerse con demasiado detalle.
7. Amplitud o tramo de control. Hay un límite en cuanto al número de subordinados que deben reportar a un ejecutivo, de tal manera que éste pueda realizar todas sus funciones eficientemente. Lyndall Urwick dice que un gerente no debe ejercer autoridad directa a más de cinco o seis subordinados, a fin de asegurar que no éste sobrecargado, y que esté en la posibilidad de atender otras funciones más importantes.
8. De la coordinación. Las unidades de una organización siempre deberán mantenerse en equilibrio. Un ejemplo puede ser que de nada servirá contar con departamentos de mercadotecnia y finanzas muy eficientes, si la transportación es tan mala que la compañía difícilmente desplaza sus mercancías, la empresa es un sistema que para funcionar con eficacia, necesita que todas sus partes, a su vez funcionen correctamente.La estructura organizacional debe propiciar la armonía y la adecuada sincronización de los recursos que integran la empresa, para cumplir con los objetivos generales.
9. Continuidad. Una vez que se ha establecido, la estructura organizacional requiere mantenerse, mejorarse y ajustarse a las condiciones del medio. La organización que es apropiada para la empresa en un momento dado, puede no serlo posteriormente; por lo mismo, alguien debe tener asignada la responsabilidad de observar la estructura organizacional y sugerir los ajustes y modificaciones necesarias.

ORGANIZACIÓN FORMAL E INFORMAL

Existe en la empresa una organización planeada  por la dirección o formal. También existe una organización espontánea o informal, consecuencia de las relaciones personales y afectivas entre los miembros de la organización. La organización informal y formal conviven en las empresas. Para comprender el funcionamiento de la empresa, el líder debe conocer perfectamente ambas.

La estructura formal está  constituida por la estructura intencional perfectamente definida y relativamente estable, es decir, se trata de la estructura empresarial que articula el funcionamiento de la empresa con sus niveles de autoridad, reparto de tareas, responsabilidad, canales de comunicación establecidos, etc.

Al margen de la estructura formal, surgen de forma espontánea, numerosos grupos, líderes, canales de comunicación. Esta estructura alternativa se denomina organización informal. Se define como un red de relaciones personales y sociales no establecidas por la dirección sino que se producen espontáneamente cuando las  personas interactúan entre sí.

El comportamiento individual no puede ser adecuadamente comprendido sin tener en cuenta la organización informal de los grupos, así con las relaciones entre esa organización informal con la organización total.

Veamos a continuación las diferencias entre la organización formal e informal

        ORGANIZACIÓN FORMAL                                   ORGANIZACIÓN INFORMAL

Se constituye oficialmente por la dirección.                     Se crea espontáneamente.
La relación entre los miembros                                  Los individuos de cada grupo informal
nace por el puesto de trabajo.                                   se relacionan por intereses particulares.
El mando lo ostenta la dirección.                               Existe un líder con una autoridad.
Los canales de comunicación son oficiales.               Se crean canales de comunicación informales.
Objetivos: maximización de beneficios.                     Objetivos particulares fuera y dentro de la empresa.

DIVISIÓN DEL TRABAJO

Much Galindo dice que la división del trabajo es la separación y delimitación de las actividades, con el fin de realizar una función con la mayor precisión, eficiencia y el mínimo esfuerzo, dando lugar a la especialización y perfeccionamiento del trabajo.

La división del trabajo requiere que las diferentes actividades se organicen considerando el personal con que se cuenta para que las realice, y estableciendo lineamientos a seguir para mantener un orden en las decisiones que se tomen.

Con la división del trabajo, el personal comienza a volverse más especialista en sus funciones. esta actividad tiene como ventaja el proporcionar un mayor rendimiento del personal, pero tiene como desventaja que el trabajo se vuelva muy mecanizado y se va al extremo, por eso, aunque la especialización es buena, es importante que el personal conozca un poco de las funciones que realizan sus compañeros; de lo contrario, existe el riesgo de perder la visión del trabajo en conjunto dentro del objetivo general.

DEPARTAMENTALIZACIÓN

La departamentalización se define como el agrupamiento de las actividades en unidades similares. Se logra mediante una división orgánica que permita a la unidad desempeñar eficientemente sus funciones.
El proceso de departamentalización sigue una serie de acciones.

1. Listar todas las funciones del organismo social.
2. Clasificarlas.
3. Agruparlas según su orden jerárquico.
4. Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas.
5. Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad, responsabilidad y obligación entre funciones y puestos.
6. Establecer líneas de comunicación e interrelación entre los departamentos.
7. El tamaño, la exigencia y el tipo de organización de un departamento deberá relacionarse con el tamaño y las necesidades específicas del organismo y de las funciones involucradas.

Como parte del proceso de departamentalización, también deben fijarse la autoridad, responsabilidad y obligación. Cuando a un individuo se le asignan responsabilidades, también debe dársele cierto grado de autoridad para que pueda cumplirlas.

PROCESO DE DISEÑO

Es importante comentar que el proceso de diseño, también es conocido como departamentalización, y según Much Galindo, sigue un orden de acciones:

1. Establecer las funciones del ente social.
2. Clasificarlas.
3. Agruparlas de acuerdo con su nivel jerárquico.
4. Asignar las actividades a cada área agrupada.
5. Determinar las relaciones de autoridad, responsabilidad y obligación entre funciones y puestos.
6. Puntualizar las líneas de comunicación e interrelación entre cada departamento.
7. Diseñar el tamaño de un departamento según el tipo de organización, sus necesidades y funciones.